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Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa
Gazz. Uff. 20 febbraio 2001, n. 42, S.O.
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
VISTO l'articolo 87, comma quinto, della
Costituzione;
VISTO l'articolo 7 della legge 8 marzo
1999, n. 50, come modificato dall'articolo 1, comma
6, lettera e), della legge 24 novembre 2000, n. 340;
VISTO il punto 4) dell'allegato 3 della
legge 8 marzo 1999, n. 50;
VISTO il decreto legislativo recante
testo unico delle disposizioni legislative in materia
di documentazione amministrativa;
VISTO il decreto del Presidente della
Repubblica recante il testo unico delle disposizioni
regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
VISTE le preliminari deliberazioni del
Consiglio dei Ministri, adottate nelle riunioni del
25 agosto 2000 e del 6 ottobre 2000;
VISTO il parere della Conferenza Stato-città,
ai sensi dell'articolo 8 del decreto legislativo 28
agosto 1997, n. 281, espresso nella riunione del 14
settembre 2000;
UDITO il parere del Consiglio di Stato,
espresso dalla Sezione consultiva per gli alti normativi
dell'adunanza del 18 settembre 2000;
ACQUISITO il parere delle competenti
Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della
Repubblica;
VISTA la deliberazione del Consiglio
dei Ministri, adottata nella riunione del 15 dicembre
2000;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio
dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica,
di concerto con i Ministri dell'interno e della giustizia;
EMANA
il seguente decreto:
DECRETO DEL PRESIDENTE
DELLA REPUBBLICA RECANTE IL TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI
LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI
IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo
1 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque
formata, del contenuto di atti, anche interni, delle
pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai
fini dell'attività amministrativa. Le relative
modalità di trasmissione sono quelle indicate
al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica
di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito
di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto
cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione
italiana o di altri Stati, che consente l' identificazione
personale del titolare.
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta di identità
ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato,
su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall'amministrazione
competente dello Stato italiano o di altri Stati, con
la finalità prevalente di dimostrare l'identità
personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento
analogo alla carta d'identità elettronica rilasciato
dal comune fino al compimento del quindicesimo anno
di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione
pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione
e partecipazione a terzi di stati, qualità personali
e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici
o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni
pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento,
sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione
dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA' il
documento, sottoscritto dall'interessato, concernente
stati, qualità personali e fatti, che siano a
diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste
dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l'attestazione,
da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione
è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell'identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale
della legale qualità di chi ha apposto la propria
firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché
dell'autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte
di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine
fotografica corrisponde alla persona dell'interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica
(validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche
a coppia, una pubblica e una privata, che consente al
sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario
tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità
di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e,
nei rapporti con l'utenza, i gestori di pubblici servizi
che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle
lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti d'ufficio
ai sensi dell'art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e
i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri
archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni
sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni
procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività
finalizzate alla registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento
dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione
d'archivio adottato; essa è effettuata mediante
sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme
delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti
di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma permanente e non
modificabile delle informazioni riguardanti il documento
stesso.
Articolo
2 (L)
Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la
formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione,
la gestione, la trasmissione di atti e documenti da
parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano
altresì la produzione di atti e documenti agli
organi della pubblica amministrazione nonché
ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro
e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono.
Le norme concernenti i documenti informatici e la firma
digitale, contenute nel capo II, si applicano anche
nei rapporti tra privati come previsto dall'articolo
15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.
Articolo
3 (R)
Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano
ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone
giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche
amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai
comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi
dell'Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione
regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare
le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46
e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali
e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti
pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni
contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti
la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello
straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini
di Stati non appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare
nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in
cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione
di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese
di provenienza del dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati,
le qualità personali e i fatti, sono documentati
mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla
competente autorità dello Stato estero, corredati
di traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorità
consolare italiana che ne attesta la conformità
all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle
conseguenze penali della produzione di atti o documenti
non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare
è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento
dell'identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale
attesta che la dichiarazione è stata a lui resa
dall'interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere.
(R)
2. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in
una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni
connesse allo stato di salute, è sostituita dalla
dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza
di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza,
dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente
in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al
pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità
del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano
in materia di dichiarazioni fiscali. (R)
Articolo
5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se l'interessato è soggetto alla potestà
dei genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni
e i documenti previsti dal presente testo unico sono
sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente
la potestà, dal tutore, o dall'interessato stesso
con l'assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo
6 (L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà
di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei
propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza
e gli altri atti di cui per legge o regolamento è
prescritta la conservazione, con la loro riproduzione
su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali. (L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti
di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini
amministrativi che probatori, anche se realizzati su
supporto ottico quando le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione. (L)
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione
e dell'autenticazione dei documenti di cui al comma
1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico
idoneo a garantire la conformità agli originali,
sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero
per i beni e le attività culturali sugli archivi
delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle
disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29
ottobre 1999, n. 490.
Articolo
7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai,
tutti gli altri atti pubblici, e le certificazioni sono
redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo,
atto a garantirne la conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non
deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni,
alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni,
acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso
comune. Qualora risulti necessario apportare variazioni
al testo, si provvede in modo che la precedente stesura
resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo
8 (R)
Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione
con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a
tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni
del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione,
la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e
la validazione, anche temporale, dei documenti informatici
sono definite con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri sentiti l'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione e il Garante per la protezione
dei dati personali. Esse sono adeguate alle esigenze
dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche
e tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative
e gestionali volte a garantire l'integrità, la
disponibilità e la riservatezza delle informazioni
contenute nel documento informatico anche con riferimento
all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui all'articolo
22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali.
Articolo
9 (R)
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati
e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni,
costituiscono informazione primaria ed originale da
cui è possibile effettuare, su diversi tipi di
supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti
dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di
produzione, immissione, conservazione, riproduzione
e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi
con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l'emanazione
degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati
e resi facilmente individuabili sia i dati relativi
alle amministrazioni interessate sia il soggetto che
ha effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire
e a rendere disponibili per via telematica moduli e
formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione
di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
sono definite dall'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione d'intesa con l'amministrazione
degli archivi di Stato e, per il materiale classificato,
con le Amministrazioni della difesa, dell'interno e
delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo
10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale,
redatto in conformità alle regole tecniche di
cui all'articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni,
anche di quelle di cui all'articolo 9, comma 4, soddisfa
il requisito legale della forma scritta e ha efficacia
probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici
ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto
sono assolti secondo le modalità definite con
decreto del Ministro delle finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma
digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di
scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del codice
civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità
alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2
soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti
del codice civile e da ogni altra analoga disposizione
legislativa o regolamentare.
Articolo
11 (R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per
via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o
per via telematica mediante l'uso della firma digitale
secondo le disposizioni del presente testo unico sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le
vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati
al di fuori dei locali commerciali.
Articolo
12 (R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati,
pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati
è effettuato secondo le regole tecniche definite
col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo
13 (R)
Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi
quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato
e degli archivi notarili di cui sia obbligatoria la
tenuta possono essere formati e conservati su supporti
informatici in conformità alle disposizioni del
presente testo unico e secondo le regole tecniche definite
col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo
14 (R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via telematica
si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o
di ricezione di un documento informatico, redatto in
conformità alle disposizioni del presente testo
unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8,
comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta
consegna, equivale alla notificazione per mezzo della
posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo
15 (L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato
civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti
di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza
da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari
italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle
funzioni e sui poteri consolari.
Articolo
16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti
trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali
di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre
1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi
ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere
soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità
personali previste da legge o da regolamento e strettamente
necessarie per il perseguimento delle finalità
per le quali vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato
di assistenza al parto è sempre sostituito da
una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti
nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano
copia del certificato di assistenza al parto, privo
di elementi identificativi diretti delle persone interessate,
ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico
nazionale, secondo modalità preventivamente concordate.
L'Istituto nazionale di statistica, sentiti il Ministero
della sanità e il Garante per la protezione dei
dati personali, determina nuove modalità tecniche
e procedure per la rilevazione dei dati statistici di
base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione
dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e
ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti
nelle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza
dei dati personali.
Articolo
17 (R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via
telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via
telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza
telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a
terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma
sintetica o per estratto sull'esistenza o sul contenuto
di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi
per via telematica, salvo che si tratti di informazioni
per loro natura o per espressa indicazione del mittente
destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti,
i dati e i documenti trasmessi per via telematica si
considerano, nei confronti del gestore del sistema di
trasporto delle informazioni, di proprietà del
mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al
destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo
18 (L-R)
Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e
documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento
che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura
dell'atto o documento. Esse possono essere validamente
prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta
dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso
o presso il quale è depositato l'originale, o
al quale deve essere prodotto il documento, nonché
da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione
di conformità con l'originale scritta alla fine
della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato,
il quale deve altresì indicare la data e il luogo
del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio
nome e cognome, la qualifica rivestita nonché
apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Se la copia dell'atto o documento consta di più
fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma
a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie
di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni
contenute nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle
amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia
autentica di un documento, l'autenticazione della copia
può essere fatta dal responsabile del procedimento
o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere
la documentazione, su esibizione dell'originale e senza
obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione
procedente. In tal caso la copia autentica può
essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Articolo
19 (R)
Modalità alternative all'autenticazione di
copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
di cui all'articolo 47 può riguardare anche il
fatto che la copia di un atto o di un documento conservato
o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia
di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio
o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione
può altresì riguardare la conformità
all'originale della copia dei documenti fiscali che
devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Articolo
20 (R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento
informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di
supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione
di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni
tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati
e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai
sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile,
se ad essi è apposta o associata la firma digitale
di colui che li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni
del presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati
in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali
da cui sono tratte se la loro conformità all'originale
è autenticata da un notaio o da altro pubblico
ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione
allegata al documento informatico e asseverata secondo
le regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti
di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste
ad ogni effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono
soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di
documenti informatici, se le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate nell'articolo
8, comma 2.
Articolo
21 (R)
Autenticazione delle sottoscrizioni
1. L'autenticità della sottoscrizione di
qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto
di notorietà da produrre agli organi della pubblica
amministrazione, nonché ai gestori di servizi
pubblici è garantita con le modalità di
cui all'art. 38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto
di notorietà è presentata a soggetti diversi
da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine
della riscossione da parte di terzi di benefici economici,
l'autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere
la documentazione o altro dipendente incaricato dal
Sindaco; in tale ultimo caso, l'autenticazione è
redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico
ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione
è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell'identità del dichiarante, indicando le modalità
di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione,
il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché
apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio.
(R)
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo
22 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema informatico
e crittografico in grado di generare ed apporre la firma
digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche,
una privata ed una pubblica, correlate tra loro, da
utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di validazione o
di cifratura di documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi
asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto
dal soggetto titolare, mediante il quale si appone la
firma digitale sul documento informatico o si decifra
il documento informatico in precedenza cifrato mediante
la corrispondente chiave pubblica;
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi
asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con
il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento
informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o
si cifrano i documenti informatici da trasmettere al
titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici
utilizzati nell'ambito di meccanismi di sicurezza che
impiegano metodi di verifica dell'identità personale
basati su specifiche caratteristiche fisiche dell'utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura
informatica, applicata alla chiave pubblica e rilevabile
dai sistemi di validazione, mediante la quale si garantisce
la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto
titolare cui essa appartiene, si identifica quest'ultimo
e si attesta il periodo di validità della predetta
chiave ed il termine di scadenza del relativo certificato,
in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura
informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più
documenti informatici, una data ed un orario opponibili
ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di una
risorsa fisica o logica in grado di ricevere e registrare
documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato
che effettua la certificazione, rilascia il certificato
della chiave pubblica, lo pubblica unitamente a quest'ultima,
pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi
e revocati;
l) per revoca del certificato, l'operazione con cui
il certificatore annulla la validità del
certificato da un dato momento, non retroattivo, in
poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione con
cui il certificatore sospende la validità del
certificato per un determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia,
e l'opponibilità al titolare della chiave pubblica,
dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico,
ivi compresa ogni disposizione che ad esse si applichi.
Articolo
23 (R)
Firma digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di
documenti informatici, nonché al duplicato o
copia di essi, può essere apposta, o associata
con separata evidenza informatica, una firma digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale
al documento informatico equivale alla sottoscrizione
prevista per gli atti e documenti in forma scritta su
supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca
ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di
documenti cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi
una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica
non risulti scaduta di validità ovvero non risulti
revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o
privato che l'ha certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante una
chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata
sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque
motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione,
salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione,
non dimostri che essa era già a conoscenza di
tutte le parti interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce,
ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l'apposizione
di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di
qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare
nei modi e con le tecniche definiti con il decreto di
cui all'articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi
del soggetto titolare della firma, del soggetto che
l'ha certificata e del registro su cui essa è
pubblicata per la consultazione.
Articolo
24 (R)
Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703
del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione
è autenticata dal notaio o da altro pubblico
ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste nell'attestazione,
da parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale
è stata apposta in sua presenza dal titolare,
previo accertamento della sua identità personale,
della validità della chiave utilizzata e del
fatto che il documento sottoscritto risponde alla volontà
della parte e non è in contrasto con l'ordinamento
giuridico ai sensi dell'articolo 28, primo comma, n.1
della legge 6 febbraio 1913, n.89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del pubblico
ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge
la apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni
e marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere
allegato altro documento formato in originale su altro
tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare
copia informatica autenticata dell'originale, secondo
le disposizioni dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di
istanze agli organi della pubblica amministrazione si
considera apposta in presenza del dipendente addetto
la firma digitale inserita nel documento informatico
presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per
via telematica o su supporto informatico ad una pubblica
amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge
se vi sono apposte la firma digitale e la validazione
temporale a norma del presente testo unico.
Articolo
25 (R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque
prevista, è sostituita dalla firma digitale,
in conformità alle norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce
ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni,
timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo
26 (R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può
ottenere il deposito in forma segreta della chiave privata
presso un notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito
può essere registrata su qualsiasi tipo di supporto
idoneo a cura del depositante e deve essere consegnata
racchiusa in un involucro sigillato in modo che le informazioni
non possano essere lette, conosciute od estratte senza
rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle
disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in
quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui all'articolo
8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di chiavi
e rendere pubblica una di esse mediante la procedura
di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per
un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore
e, dal momento iniziale della loro valutabilità,
sono consultabili in forma telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le attività
di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi,
sulla base di una dichiarazione anteriore all'inizio
dell'attività, in apposito elenco pubblico, consultabile
in via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a
cura dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati
con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale
non inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione
all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei
soggetti preposti all'amministrazione, dei requisiti
di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono
funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso
banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i
responsabili tecnici del certificatore e il personale
addetto all'attività di certificazione siano
in grado di rispettare le norme del presente regolamento
e le regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi
prodotti, sulla base di standard riconosciuti a livello
internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1
può essere svolta anche da un certificatore operante
sulla base di licenza o autorizzazione rilasciata da
altro Stato membro dell'Unione europea o dello Spazio
economico europeo, sulla base di equivalenti requisiti.
Articolo
28 (R)
Obblighi dell'utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche o della firma digitale, è tenuto
ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche
idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta
della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato avente
le caratteristiche fissate con il decreto di cui all'articolo
8, comma 2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con il
consenso del terzo interessato, la sussistenza dei poteri
di rappresentanza o di altri titoli relativi all'attività
professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all'articolo
8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro,
sulla procedura di certificazione e sui necessari requisiti
tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il
trattamento dei dati personali,emanate ai sensi dell'articolo
15, comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione
del certificato in caso di richiesta da parte del titolare
o del terzo dal quale derivino i poteri di quest'ultimo,
di perdita del possesso della chiave, di provvedimento
dell'autorità, di acquisizione della conoscenza
di cause limitative della capacità del titolare,
di sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della
sospensione della coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione ed
agli utenti, con un preavviso di almeno sei mesi, della
cessazione dell'attività e della conseguente
rilevazione della documentazione da parte di altro certificatore
o del suo annullamento.
Articolo
29 (R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente,
con riferimento al proprio ordinamento, alla generazione,
alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo
delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono disciplinate
le modalità di formazione, di pubblicità,
di conservazione, certificazione e di utilizzo delle
chiavi pubbliche delle pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti
alla pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate
autonomamente in conformità alle leggi ed ai
regolamenti che definiscono l'uso delle firme autografe
nell'ambito dei rispettivi ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali
legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti
sono certificate e pubblicate a cura del Ministro di
grazia e giustizia o suoi delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo
30 (L)
Modalità per la legalizzazione di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome
e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il
pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data
e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome,
la qualifica rivestita, nonché apporre la propria
firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo
31 (L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non
sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici
funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati,
copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario
o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo
del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita, nonché apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo
32 (L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate
o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente
riconosciute sui diplomi originali o sui certificati
di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della
provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate
dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato
e da valere all'estero davanti ad autorità estere
sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei
competenti organi, centrali o periferici, del Ministero
competente, o di altri organi e autorità delegati
dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero
da autorità estere e da valere nello Stato sono
legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari
italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti
dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche
o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati
non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo
31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente,
redatti in lingua straniera, deve essere allegata una
traduzione in lingua italiana certificata conforme al
testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica
o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato
e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza
diplomatica o consolare estera residente nello Stato,
sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi
o da accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di
documenti personali sono tenute a legalizzare le prescritte
fotografie presentate personalmente dall'interessato.
Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono essere,
altresì, legalizzate dal dipendente incaricato
dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per
il rilascio dei documenti personali non è soggetta
all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA'
Articolo
35 (L -R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene
richiesto un documento di identità, esso può
sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento
equipollente ai sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il
passaporto, la patente di guida, la patente nautica,
il libretto di pensione, il patentino di abilitazione
alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi,
le tessere di riconoscimento, purché munite di
fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente,
rilasciate da un'amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d'identità e di riconoscimento
non è necessaria l'indicazione o l'attestazione
dello stato civile, salvo specifica istanza del richiedente.
(L)
Articolo
36 (L)
Carta d'identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio
della carta d'identità elettronica e del documento
d'identità elettronico sono definite con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta
del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro
per la funzione pubblica, sentito il Garante per la
protezione dei dati personali.
2. La carta d'identità elettronica e l'analogo
documento, rilasciato a seguito della denuncia di nascita
e prima del compimento del quindicesimo anno, devono
contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d'identità e il documento elettronico
possono contenere:
a) l'indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla
legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al
comma 1, con esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare
e semplificare l'azione amministrativa e i servizi resi
al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel rispetto
della normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono
o debbono essere conosciute dalla pubblica amministrazione
e da altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica,
occorrenti per la firma digitale.
4. La carta d'identità elettronica può
altresì essere utilizzata per il trasferimento
elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche
amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro dell'interno, sentiti l'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione, il
Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza
Stato-città ed autonomie locali, sono dettate
le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie
e ai materiali utilizzati per la produzione delle carte
di identità e dei documenti di riconoscimento
di cui al presente articolo. Le predette regole sono
adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle
esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche
e tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai
decreti di cui al presente articolo e delle vigenti
disposizioni in materia di protezione dei dati personali,
le pubbliche amministrazioni, nell'ambito dei rispettivi
ordinamenti, possono sperimentare modalità di
utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo
per l'erogazione di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto
cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal
centottantesimo giorno precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo
37 (L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli
46 e 47 sono esenti dall'imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per
le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito
ovvero quello nel quale è apposta la firma da
legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
Articolo
38 (L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare
alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti
di pubblici servizi possono essere inviate anche per
fax e via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica
sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale
o quando il sottoscrittore è identificato dal
sistema informatico con l'uso della carta di identità
elettronica. (R)
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto
di notorietà da produrre agli organi della amministrazione
pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi
sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente
addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente
a copia fotostatica non autenticata di un documento
di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica
del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze
e la copia fotostatica del documento di identità
possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti
di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà
è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento
di cui all'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo
1997, n.59. (L)
Articolo
39 (L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione
a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in
tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad
esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi
o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo
40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio
in ordine a stati, qualità personali e fatti,
concernenti la stessa persona, nell'ambito del medesimo
procedimento, sono contenute in un unico documento.
Articolo
41 (L)
Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni
attestanti stati, qualità personali e fatti non
soggetti a modificazioni hanno validità illimitata.
Le restanti certificazioni hanno validità di
sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge
o regolamentari non prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello
stato civile, gli estratti e le copie integrali degli
atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni
nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi
anche oltre i termini di validità nel caso in
cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che
le informazioni contenute nel certificato stesso non
hanno subìto variazioni dalla data di rilascio.
Il procedimento per il quale gli atti certificativi
sono richiesti deve avere comunque corso, una volta
acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma
la facoltà di verificare la veridicità
e la autenticità delle attestazioni prodotte.
In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni
di cui all'articolo 76.
Articolo
42 (R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine
di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori
all'esercizio di determinate attività, ancorché
definiti "certificato", sono denominati rispettivamente
"diploma" o "patentino".
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo
43 (L-R)
Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici
servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti
stati, qualità personali e fatti che risultino
elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti
già in loro possesso o che comunque esse stesse
siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o
certificati i soggetti indicati nel presente comma sono
tenuti ad acquisire d'ufficio le relative informazioni,
previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione
competente e degli elementi indispensabili per il reperimento
delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare
la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato.
(R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi
da quelli di cui è necessario acquisire la certezza
o verificare l'esattezza, si considera operata per finalità
di rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto previsto
dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione
diretta, da parte di una pubblica amministrazione o
di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell'amministrazione
certificante, finalizzata all'accertamento d'ufficio
di stati, qualità e fatti ovvero al controllo
sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini.
Per l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione
certificante rilascia all'amministrazione procedente
apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti
e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza
dei dati personali ai sensi della normativa vigente.
(L)
3. Quando l'amministrazione procedente opera l'acquisizione
d'ufficio ai sensi del precedente comma, può
procedere anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di
informazioni e dati relativi a stati, qualità
personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici
registri, le amministrazioni certificanti sono tenute
a consentire alle amministrazioni procedenti, senza
oneri, la consultazione per via telematica dei loro
archivi informatici, nel rispetto della riservatezza
dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente
acquisisce direttamente informazioni relative a stati,
qualità personali e fatti presso l'amministrazione
competente per la loro certificazione, il rilascio e
l'acquisizione del certificato non sono necessari e
le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri,
con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza
della loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico
o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza,
soddisfano il requisito della forma scritta e la loro
trasmissione non deve essere seguita da quella del documento
originale. (R)
Articolo
44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti
esclusivamente per i procedimenti che riguardano il
cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti
dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità
consolari italiane all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le amministrazioni
possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli
estratti solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo
45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di
nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza
attestati in documenti di identità o di riconoscimento
in corso di validità, possono essere comprovati
mediante esibizione dei documenti medesimi. È
fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori
o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto
della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione
di un documento di identità o di riconoscimento,
di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti
nel documento esibito. È, comunque, fatta salva
per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli
esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare,
nel corso del procedimento, la veridicità e l'autenticità
dei dati contenuti nel documento di identità
o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce
informazioni relative a stati, qualità personali
e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato
di un documento di identità o di riconoscimento
in corso di validità, la registrazione dei dati
avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica
non autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l'interessato sia in possesso di un documento
di identità o di riconoscimento non in corso
di validità, gli stati, le qualità personali
e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati
mediante esibizione dello stesso, purché l'interessato
dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che
i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni
dalla data del rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo
46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali
all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte
in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti
stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente
o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da
pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione,
di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di
qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della
concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti
da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con
l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita
IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe
tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone
fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali
di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli
obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel
foglio matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere
destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione
di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti
amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai
sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto
a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato
contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento
e di non aver presentato domanda di concordato.
(R)
Articolo
47 (R)
Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità
personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato
è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta
dal medesimo con la osservanza delle modalità
di cui all'articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa nell'interesse proprio del
dichiarante può riguardare anche stati, qualità
personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui
egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per
legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione
e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli
stati, le qualità personali e i fatti non espressamente
indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato
mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
(R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente
che la denuncia all'Autorità di Polizia Giudiziaria
è presupposto necessario per attivare il procedimento
amministrativo di rilascio del duplicato di documenti
di riconoscimento o comunque attestanti stati e qualità
personali dell'interessato, lo smarrimento dei documenti
medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato
mediante dichiarazione sostitutiva. (R)
Articolo
48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni
sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità
temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli
necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive,
che gli interessati hanno facoltà di utilizzare.
Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni
sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo
alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per
le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni
mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa
di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996,
n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni
sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono
la relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo
49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine,
di conformità CE, di marchi o brevetti non possono
essere sostituiti da altro documento, salvo diverse
disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle
istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica
di attività sportive da parte dei propri alunni
sono sostituiti con un unico certificato di idoneità
alla pratica non agonistica di attività sportive
rilasciato dal medico di base con validità per
l'intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo
50 (R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre
nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo
informatico in attuazione delle disposizioni del presente
testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi
progetti esecutivi per la sostituzione dei registri
di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi
alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il
1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi
informativi automatizzati finalizzati alla gestione
del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi
in conformità alle disposizioni del presente
testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali, nonché
dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997,
n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del
proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini
della gestione unica o coordinata dei documenti per
grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri
uniformi di classificazione e archiviazione, nonché
di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono
alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici
di registrazione di protocollo già esistenti
alla data di entrata in vigore del presente testo unico
presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni
che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo
51(R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche
amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di
sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione
delle disposizioni del presente testo unico e secondo
le norme tecniche definite dall'Autorità per
l'informatica della pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare
o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale
automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione
ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti
ed atti in conformità alle disposizioni del presente
testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini
di rapporto tra costi e benefìci il recupero
su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei
dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione
e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani
di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.
Articolo 52
(R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti,
in forma abbreviata "sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di
protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i
documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti
finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti
i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso
alle informazioni del sistema da parte dei soggetti
interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia
di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto
al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti
nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio
adottato.
Articolo
53 (R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento
ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è
effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti
informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente
dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente
dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa,
il destinatario o i destinatari per i documenti spediti,
registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso
per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli
binari in grado di identificarne univocamente il contenuto,
registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro
giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle
informazioni inserite con l'operazione di registrazione
di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni
di registrazione di protocollo è effettuata dal
sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi
intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore,
garantendo la completezza dell'intera operazione di
modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri,
su proposta dell'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione di concerto con il Ministro
per la funzione pubblica, sono specificate le regole
tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni
previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti
ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti
informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali,
i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione dell |
